中小企業でAIを導入する際のポイントは、①「すぐに効果を実感できる」②「導入しやすい（費用や手間がかからない）」③「日常業務の困りごとを解決してくれる」という点です。
最初に検討すべきは、以下の3つの業務です。
1.ボイスレコーダ 議事録作成、要約（打ち合わせ内容を自動化！）
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これは何？
会議の内容をボイスレコーダを録音し文字起こしをする内容です。議事録作成を自動化し時間の短縮 -
業務にとって、どんな風に役立つ？
「社内会議やお客様との打ち合わせで議事録作成してますか？」要約や課題及び議事評価がわかりやすく生成されるAIでの自動化で済ませる。これにより、議事録作成にかかる時間が大幅に減ります。 -
導入のメリット
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データ入力自動化: 手作業での入力が不要になります。
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音声データを管理できます: 言った言わないが少なくなります。
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文字起こし機能: AIが高精度で作業する為、間違いが減ります。 会議1時間あたりの文字数は、1万5000字～2万字ぐらいが平均と言われています。
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要約: 煩雑なデータ入力業務から解放されます。
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議事評価:打ち合わせ内容の課題や問題点を指摘してくれます。
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2. AI-OCR（紙の書類をあっという間にデータ化！）
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これは何？
「OCR」は、スキャンした紙の書類に書いてある文字を、パソコンで編集できるデジタルデータ（テキストデータ）に変換する技術のことです。これにAIが加わることで、文字の読み取り精度が格段に上がり、手書き文字や、少し崩れた文字でも正確に読み取れるようになります。 -
業務にとって、どんな風に役立つ？
例えば、FAXで送られてきた注文書や、手書きのアンケート、請求書など、今まで手作業でパソコンに入力していた書類が山のようにあるかもしれません。AI-OCRを使えば、これらの紙の書類をスキャンするだけで、あっという間にExcelなどのデータに変換してくれます。入力ミスも減り、大幅な時間短縮になります。 -
導入のメリット
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データ入力自動化: 手作業での入力が不要になります。
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手入力ミス削減: AIが高精度で読み取るため、間違いが減ります。
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書類のペーパーレス化: データで管理しやすくなります。
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業務効率化 AI: 煩雑なデータ入力業務から解放されます。
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生産性向上 AI: 事務作業の速度が飛躍的に上がります。
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3. 生成AIツール（文章作成やアイデア出しの強力な味方！）
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これは何？
ChatGPT（チャットジーピーティー）などの名前を聞いたことがあるかもしれません。これは、人間が話すような自然な言葉を理解し、文章を作成したり、質問に答えたり、アイデアを出したりしてくれるAIです。 -
業務にとって、どんな風に役立つ？
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メールや文書作成の時短: 「〇〇の件で、お客様へのお礼メールを作成して」と頼むと、たたき台をすぐに作成してくれます。報告書の下書きや、社内向けの連絡文などもお手の物です。
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文章の要約や推敲: 長い会議の議事録を短くまとめたり、書いた文章をより分かりやすく修正したりするのに使えます。
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アイデア出し: 新しい企画のタイトルや、キャッチコピーなど、自分ではなかなか思いつかないようなアイデアもAIが提案してくれます。
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情報収集: わからない専門用語や業界用語の意味を尋ねると、すぐに分かりやすく解説してくれます。
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文書作成効率化: ゼロから書く手間が省けます。
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クリエイティブ支援: アイデア出しの壁を越えられます。
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情報整理: 複雑な情報を簡潔にまとめられます。
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生成AI オフィス: 事務作業の質と速度を向上させます。
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初めてのAI 導入にも最適で、月額費用も比較的安価なものが多いです。
導入のメリット
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AI導入のヒント
これらのAIシステムは、いきなり大きな投資をしなくても、月額利用料制のクラウドAIサービスとして提供されているものが多く、スモールスタートが可能です。まずは、日々の業務の中で「これはAIに任せられるかも？」と思うような、手間がかかる定型的な作業から試してみるのがおすすめです。
